Навык, продвигающий по службе

Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного рода инвестиций, привлечения трудовых ресурсов. Для предпринимателей это — реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего организации опыт в проведении презентаций позволяет ему эффективно доводить свои идеи до руководства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Первые несколько минут презентации крайне важны для установления контакта с приглашенными. Существует мнение, что нужно начинать с забавного случая или шутки, чтобы вызвать оживление у аудитории. Тем не менее неудачная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом бывает очень трудно оправиться.

Окончание презентации, как и ее открытие, слишком важно, чтобы оставить его на волю случая. Финал должен быть обдуман заранее и хорошо подготовлен. Он обычно включает:
-    краткое резюме важнейших фактов и аргументов;
-    выражение искренней благодарности за внимание;
-    предложение задавать вопросы.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому, и люди стараются поскорее уйти, используя для этого перерывы. А если она перегружена сухими цифрами и неинтересными фактами, то становится совершенно неудобоваримой. Следует также ограничить поток информации, которую спустя какое-то время становится очень трудно воспринимать. Помните, что это только презентация, и не пытайтесь объять необъятное. Стройте ее на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию. Не включайте ничего утомительного, неизвестного для большинства или слишком детальную техническую информацию.

Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (рис. 4). Сначала уровень внимания высокий, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно через 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.

 

Типичная кривая внимания

Исходя из этого, можно дать следующие рекомендации:
-  те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления;
-   в связи с тем, что кривая после первых 10 минут падает, - как раз после этого момента и до тех пор, пока она начнет опять возрастать, наибольшее внимание следует уделить различным "домашним заготовкам", призванным повысить интерес аудитории - внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если присутствующие не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Перерыв - важный момент, и в большинстве презентаций их даже несколько. Тем не менее иногда они затягиваются. Гораздо лучше сделать два перерыва по 10 минут, чем один на 20.

Следует стараться каждый раздел завершать интересным материалом. Если разделы неодинаковой продолжительности, тог¬да самый длинный должен быть первым, а короткий - последним.

Презентацию можно разнообразить показом слайдов, видеосюжетов, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих и, конечно, любыми другими методами коммуникации.

Просто наличие на столе или демонстрационном стенде каких- нибудь заманчиво выглядящих приборов, изделий, схем, плакатов значительно повышает интерес к происходящему. Перед их демонстрацией внимание повышается, и это отличный момент для того, чтобы сказать что-то важное.
Есть старая английская пословица: "Я услышал - и забыл, я увидел - и запомнил, я сделал - и понял". Аудитория на презентации многое услышит и забудет. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Следует быть уверенным, что аудитория увидит именно то, что должна запомнить.

Имеются различные способы расшевелить аудиторию, удивить ее, сделать более внимательной и восприимчивой. Английский специалист по проведению презентаций Энтони Джей описывает один из впечатляющих сценических эффектов, который был ис¬пользован на лекции о войне для офицерского состава: "Ведущий объявил тему, положил на стол маленькую петарду и достал коробок спичек. Пока он открывал коробок, его помощник устроил шумный ярко-красный фейерверк за спиной у аудитории. Слушатели, все как один, подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, места и шумового-цветового сопровождения) навсегда остались в их памяти".

Презентации лучше проводить во второй половине дня. Ее участникам, как правило, вручаются сувениры (записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки и т.п.).

В программу презентации может быть включена пресс-конференция, заранее предусмотрен обмен речами. Она может сопровождаться концертными и эстрадными номерами. Во второй ее половине, а иногда и с самого начала, проходит прием типа коктейль, фуршет, обед-буфет, холодный буфет. Если приглашено до 100 человек, то на банкетные столы кладутся карточки с указанием фамилий лиц, для которых предусмотрены соответствующие места. Если приглашено более 100 человек, то проводится прием "а ля фуршет".

На презентациях сервировка не очень сложна, правила поведения не столь строги, как на официальных приемах, все проще и уютнее. Главная цель - общение людей между собой, знакомство, установление контактов. Здесь можно затрагивать и обсуждать любые темы в непринужденной обстановке. Не жалейте своих визитных карточек! Обменивайтесь ими с заинтересовавшими Вас людьми - отдача будет сторицей.
Продолжительность презентации - 1,5-2 часа.
Форма одежды для мужчин - повседневный костюм, для дам - костюм или платье.

Подпишитесь на обновления блога, и Вы будете всегда в курсе всех новейших публикаций и никогда не пропустите самого важного и интересного. Кстати, всем своим подписчикам я высылаю периодически эксклюзивную информацию, которую я НЕ выставляю на блоге. Подписывайтесь прямо сейчас!

Ваш e-mail: * Ваше имя: *

Как только нажмете на кнопку ПОЛУЧИТЬ, сразу посмотрите свою электронную почту, там вам пришло письмо с просьбой подтвердить подписку от службы SmartResponder. Подтвердите подписку. И как только вы это сделаете, вам на почту немедленно придут ПЕРВЫЕ ПОДАРКИ от меня.